Aide Quitus
Les réponses aux questions de tous les jours, pour le bureau comme pour les techniciens.
Bien démarrer
Par quoi commencer ?
Créez une agence (Agences), indiquez à quelles adresses envoyer ses PV, puis invitez vos techniciens (Équipe). Ils reçoivent un email, installent l’app Quitus et se connectent avec cette adresse.
Mes techniciens ne reçoivent pas l’invitation
Demandez-leur de regarder dans les courriers indésirables. Ils peuvent aussi ouvrir l’app et se connecter directement avec leur adresse : un code leur est envoyé.
Le bureau ou un responsable peut-il utiliser la console ?
Oui, invitez-le avec le rôle « Bureau » (consultation et planning) ou « Administrateur » (tout). Seuls les techniciens sont facturés.
Agendas et planning
Chaque technicien a son Google Agenda ou son Outlook
Il se connecte à l’app avec Google ou Microsoft, ou relie son agenda dans les Réglages de l’app. Ses rendez-vous arrivent tout seuls, relus toutes les 10 minutes.
Tout le planning est dans un agenda commun
Planning > Relier l’agenda d’équipe, avec le compte du bureau. Choisissez les agendas qui contiennent le planning : chaque rendez-vous va au technicien invité, ou à celui dont le prénom et le nom (ou le nom de planning, réglé dans Équipe) sont dans le titre. Un nom de famille seul ne suffit pas : c’est souvent celui du client. Un agenda propre à un technicien (« Planning Yanis ») peut lui être attribué en entier.
L’entreprise a partagé un agenda avec le technicien, qui voit tout le monde
Dans Équipe, ouvrez le technicien, puis « Agendas lus » : cochez l’agenda partagé et choisissez « Seulement ceux de… ». Il ne garde que ses rendez-vous (invité ou nommé).
Mon logiciel de devis a un planning
S’il le copie dans Google Agenda (ProDevis, Batappli, Obat…), reliez cet agenda. S’il donne un lien d’agenda (ICS), collez-le dans la fiche du technicien ou dans l’agenda d’équipe.
Nous n’avons pas d’agenda
Planifiez directement dans Planning > Nouveau rendez-vous : le technicien le voit aussitôt dans l’app.
Un rendez-vous apparaît « sans technicien »
Invitez le technicien au rendez-vous, écrivez son prénom et son nom dans le titre, ou donnez-lui un « Nom dans le planning » dans sa fiche (« PG », « Équipe B », « Yanis »…).
Deux techniciens ont le même prénom
Un prénom seul ne suffit plus à choisir : écrivez le prénom et le nom, ou donnez à chacun un nom de planning (ses initiales, par exemple).
Le technicien n’arrive pas à relier son agenda
L’agenda relié doit être celui de l’adresse avec laquelle il a été invité. Si Paul est invité avec [email protected] mais que son agenda est sur une adresse Gmail, invitez-le avec l’adresse Gmail, ou passez par l’agenda d’équipe.
Un seul compte (chantiers@…) pour tous les techniciens
Un même compte ne se relie pas chez plusieurs techniciens. Reliez-le comme agenda d’équipe dans Planning : chaque rendez-vous est réparti au bon technicien.
Combien d’agendas par technicien ?
Un Google Agenda, un Outlook et un lien d’agenda au plus, en plus de l’agenda d’équipe et du planning Quitus.
Quels rendez-vous arrivent dans l’app, et quand ?
Ceux de la veille aux 60 prochains jours. Les agendas sont relus toutes les 10 minutes ; le technicien peut tirer la liste vers le bas pour relire tout de suite.
Le même rendez-vous apparaît deux fois
Quitus regroupe un rendez-vous qui arrive par deux agendas avec le même titre et la même heure de début. S’il est écrit différemment dans chaque agenda (« DURAND » d’un côté, « DEV-12 - DURAND » de l’autre), il reste en double : écrivez-le pareil, ou ne gardez qu’un des deux agendas.
Documents et PDF
Changer les questions
Personnaliser l’app : cliquez un bloc du téléphone pour le modifier, glissez un bloc depuis la gauche pour l’ajouter, puis Publier. Les techniciens l’ont à leur prochain PV, sans mise à jour.
Avoir plusieurs documents (réception, levée des réserves, livraison…)
Personnaliser l’app > Nouveau document. Le technicien choisit lequel faire signer au moment de commencer.
Régler le PDF
Personnaliser l’app > Voir le PDF : titre, mentions, signatures, taille des photos. Le logo et la couleur sont dans Apparence, le pied de page dans Mails et PDF.
N’afficher une question que dans certains cas
Sur le bloc, « Afficher seulement si » : selon une réponse précédente, ou si le rendez-vous indique un montant (utile pour le règlement à récupérer).
Une agence a ses propres questions ou sa couleur
Variante d’agence dans Personnaliser l’app ; la couleur et le lien d’avis Google se règlent dans Agences.
Envoi au bureau
Où partent les PV ?
Aux adresses de l’agence du technicien (Agences). Une adresse peut ne recevoir que certains PV, par exemple le SAV seulement quand il y a une réserve.
Un PV est « non envoyé »
Ouvrez Quitus : l’erreur est indiquée (souvent une agence sans adresse). Corrigez puis cliquez « Renvoyer ».
Le PV arrive dans les spams
Ajoutez l’adresse d’envoi de Quitus à vos contacts. Si ça continue, écrivez-nous.
L’app du technicien
Sans réseau chez le client ?
Le PV se remplit et se signe sans réseau. Il reste sur le téléphone et part tout seul dès que le réseau revient.
Le QR code « avis Google »
Renseignez le lien d’avis de l’agence dans Agences : le technicien peut le montrer au client satisfait, depuis l’accueil ou à la fin du PV.
Refaire sa signature
Dans l’app : Réglages (la roue en haut à droite) > Refaire ma signature.
Relier son agenda depuis l’app
Dans l’app : Réglages (la roue en haut à droite) > Mon agenda > « Relier Google Agenda » ou « Relier Outlook », avec l’adresse invitée par l’entreprise.
Ce que Quitus ne fait pas
Quitus fait signer et envoie les procès-verbaux de fin de chantier. Il ne fait ni devis, ni factures pour vos clients, ni comptabilité : gardez votre logiciel habituel pour cela. Le montant à encaisser peut être noté dans le PV.
Équipe et abonnement
Un directeur par agence
Invitez-le en Administrateur (ou Bureau), puis dans « Ce qu’il voit et gère », choisissez « Certaines agences » et cochez les siennes. Il ne voit que les PV, le planning, l’équipe et les statistiques de ces agences, et peut inviter des techniciens chez lui. L’abonnement, les documents, la couleur, la création d’agences et l’agenda d’équipe restent à la direction.
Organiser les techniciens en équipes
Dans la fiche d’un technicien, renseignez son équipe (« Équipe B », « Poseurs Nord »). Vous pouvez ensuite filtrer et trier l’équipe par équipe, et un rendez-vous du planning commun qui porte le nom de l’équipe va à tous ses membres.
Combien ça coûte ?
Vous payez par technicien actif. Désactiver un technicien libère sa place ; la facture suit au prorata.
Fin de l’essai
Sans abonnement, la console passe en lecture seule et l’app ne commence plus de nouveaux PV. Rien n’est effacé : l’abonnement rouvre tout.
Factures et carte bancaire
Abonnement > Factures, carte, résiliation.
Le technicien remplit le PV avec le client, il signe du doigt, le PDF part au bureau. 14 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire.
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